BISBRICK / EXCEL

Microsoft Excel of andere spreadsheetoplossingen zijn schitterende tools die breed wordt gebruik in het bedrijfsleven. Ook bij Bisbrick gebruiken we ze. Maar wanneer je een spreadsheet gaat gebruiken om je producten of diensten te ondersteunen én deze sheets gaat uitwisselen met derden, zijn er een paar zaken om je bewust van te zijn.

SNEL IN EXCEL?

Veel mensen in het bedrijfsleven maken dankbaar gebruik van spreadsheets zoals Microsoft Excel. Om snel een schema of calculatie op te zetten. Daar is een spreadsheet ook heel geschikt voor. Maar wanneer één van onderstaande zaken ook in jouw organisatie voorkomt, lees dan vooral even verder.


  1. Je gebruikt spreadsheets om met klanten of leveranciers zaken uit te wisselen. Wellicht om 'gegevens' op te halen in de vorm van een lijst of intake. Wanneer je van meerdere klanten of groepen hetzelfde wil weten, stuur je dezelfde sheet naar iedereen, eventueel met een apart bestandsnaam-kenmerk.
  2. In jullie organisatie zijn in sommige spreadsheets een aantal slimme 'sheets' gemaakt waarin jullie berekeningen uitvoeren op basis van gegevens die de klant invoert. Jullie hebben misschien een aantal tabbladen beveiligd die de ontvanger niet kan zien. In die tabbladen zit jullie denkwerk en logica die tot de uitkomsten of gewenste inzichten leiden.
  3. De spreadsheets die je met klanten, leveranciers of zelfs collega's uitwisselt gaan vaak via de mail (op- en neer) en bevatten regelmatig ook persoonsgegevens of gevoelige bedrijfsinformatie.

DIT IS HET RISICO

Wanneer één of meerdere van bovenstaande zaken voorkomen zijn dit jullie beslommeringen en risico's.


  1. Als je een spreadsheets uitstuurt om in te vullen kun je niet zien of iemand er al aan gestart is; het nabellen en 'verzamelen' kost je tijd. Ook kom je er vaak pas bij een retour-file achter dat wellicht niet alle velden zijn ingevuld. Bovendien - als je het bestand niet voldoende hebt ingericht of beveiligd - krijg je de sheets terug met aanpassingen en extra kolommen en kost het je veel tijd gegevens te combineren en verzamelen in één overzicht.
    Beheren en normaliseren van Excel-sheets; geen sinecure?

  2. Als een spreadsheets wordt gebruikt in 'top-vorm', met slimme sheets en een hoop van jullie denkwerk, realiseer je dan dat iedere beveiligde spreadsheets gemakkelijk in een paar minuten te hacken is. Alle passwords zijn eruit en 'hidden sheets' zijn zichtbaar. Iedereen kan direct jullie berekeningen en know how bekijken en hergebruiken.
    Verlies van jullie intellectueel eigendom?

  3. E-mail is geen 100% beveiligd communicatiemiddel. Het kunnen traceren van waar je bestand nog meer naartoe is gegaan is nog lastiger en complexer. Het delen met andere personen is snel gebeurt, per ongeluk of bewust. Als die sheets persoonlijke gegevens bevatten is in dat geval sprake van een data-lek (wat je officieel moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens). Het verlies van gevoelige bedrijfsgegevens is niet minder schadelijk.
    Ongewenst verlies van gegevens aan onbevoegden/on-bedoelden? Wellicht een data-lek?

START EEN PROOF OF CONCEPT

BETER IN BISBRICK!

Bisbrick lost niet alleen de hierbovenstaande risico's op, maar brengt de ervaring een stuk verder.


ALTIJD OVERAL VAN IEDEREEN INZICHT IN DE STATUS & DATA


Wanneer je Bisbrick gebruikt om gegevens op te halen of samen te werken, is altijd te zien hoe ver deelnemers zijn. Dat geeft je de kans om daarop in te spelen. Met Bisbrick kun je geautomatiseerde herinneringen sturen of zelf vervolgacties bepalen. Ingegeven data is ook direct veilig verzameld en beschikbaar.



VEEL BETERE GEBRUIKSERVARING


In plaats van iemand met een grote spreadsheet te confronteren kun je met Bisbrick vragen en velden vriendelijk presenteren in een prettige web-omgeving. Je kunt een stappenplan opzetten en je kunt de uitvraag ook in delen opzetten en in de tijd gefaseerd uitvragen. Als je weet dat er meerdere personen betrokken zijn met diverse expertises, kun je onderdelen per persoon aanbieden.



COACHING VAN GEBRUIKERS


Omdat je in Bisbrick kunt zien wie, wanneer inlogt en wat doet, weet je ook hoe ver iemand al is. Als een gebruiker niet vooruit komt kun je geautomatiseerd een aanmoediging of hulp aanbieden, zelfs specifiek gekoppeld aan dat onderwerp. Op die manier versnel je processen en help je gebruikers.



EEN COMPLETE 'AUDIT TRAIL' VAN GEBRUIKERS EN WIJZIGINGEN


Alle invoer, van alle gebruikers, wordt bijgehouden. Er is dus een 'audit trail' van de wijzigingen in het systeem en door wie die zijn gemaakt. Dat kan in sommige gevallen belangrijk zijn.


ALLE GEGEVENS ALTIJD UP TO DATE EN DIRECT TE GEBRUIKEN


Iedereen die in een Bisbrick applicatie werkt en bepaalde toegangsrechten heeft, werkt binnen een applicatie op (delen van) dezelfde datasets. Dat betekent dat de gegevens altijd actueel zijn en verzamelde data ook direct beschikbaar is voor het maken van logische vervolgstappen of uitkomsten.


SLIMME BEREKENINGEN & LOGICA ZIJN 'ONZICHTBAAR' EN BESCHERMD


In Bisbrick zijn dezelfde berekeningen mogelijk als in een spreadsheet. Alleen; die zie je als gebruiker van een applicatie niet. Je voert iets in en je krijgt een uitkomst. Het slimme intellectuele eigendom achter de oplossing blijft op die manier veilig afgeschermd. Niemand kan zomaar je denkwerk kopiëren.


MEERTALIGHEID


In Bisbrick kun je met onze Artificial Intelligence vertaaloplossing snel je teksten vertalen naar andere talen. De gebouwde oplossing is in zijn totaliteit dan meertalig aan te bieden, wat de toegankelijkheid en het gebruiksgemak voor nationale taalgroepen en internationale gebruikers enorm vergroot.


DASHBOARDS, BENCH MARKS & DYNAMISCHE CONTENT


Bisbrick kan niet alleen gebruikers direct het resultaat tonen van hun inspanning ('data dividend'), maar kan deze direct ook in context zetten van een branche, groep of willekeurige andere gebruikers. Dergelijk bench marks of best practices geeft gebruikers meer inzicht. 

Afhankelijk van iemands profiel en/of de antwoorden kun je gebruikers direct een passend scenario van oplossingen of productsuggesties doen.

START EEN PROOF OF CONCEPT